デキる部下に育てるための、メモ活用術

「伝えたつもりだけど伝わっていない」というのは、仕事・プライベート問わず、少なくないのではないでしょうか。口頭で伝えても相手が聞き漏らしていたり、メールやLINEを送っても見落とされていたり。

特に自分がマネジメントする側になると、部下に「もっとこうしてくれたら確認しやすいのにな」という場面が数多く出てくるのではないでしょうか。

ある経営者の方が仰っていたのが、
メールでのやりとりが中心になっている今だからこそ、敢えて活用すると効果的なのが「メモ」なのだそうです。

その方いわく、「人は見落としや間違いをするものだという前提を持つこと」を重視しているのだそう。

間違い,無くす,メモ

例えば、「書類に記入・押印の上、返送してください」と送付状に書かれているだけでは、押印箇所を見落とし、書類不備となって再度郵送しなければならなることもありえるかもしれませんよね。しかし、「ここに押印してください」と書かれた付せんが貼られていれば、見落とされることはないでしょう。

また、上司に書類を確認してほしい場合も、デスクに書類を置いておいただけでは放置されてしまい、次の作業に進めず時間をロスしてしまいがちです(+_+)

そこで、書類の中でも確認が必要な箇所に付せんを貼り、「〇日までに確認しておいてください」と書いておけば、上司に認識してもらいやすくなります。

ちなみに相手を動かすメモには、次の3つの種類があるそうです。
状況によって使い分けることで、忙しい相手にも伝達事項を確実に伝えることができます。

① 「伝言メモ」
これはすでに実践されている方が多いかもしれませんが(^^ゞ
例）不在時にかかってきた電話の内容や伝達事項を、メモに書いて伝える。

② 「エッセンスメモ」
確認して欲しい書類の要約を書いておいて返信のスピードUPを狙う時に使えますね！
例）相手に確認などのアクションを起こしてもらうために書類に添える。

③ 「心遣いメモ」
これは絶対に必要！ってわけではありませんが、依頼者・確認者双方の生産性が上がりそうですよね！
例）書類のうち、相手が確認すべき箇所のみに付せんを貼り、コメントをつけておく。また、カタログ送付などの際、顧客の希望に合いそうな商品のページに付せんを貼り、お勧めコメントを記入しておく。