・業務効率をあげるためにシステム化をしたはずなのに残業が減らない
・システム化したらそれを使う人を雇わないといけなくなった
・システム化したら他のシステムが必要になり仕事が増えた
ここまで極端な例は少ないかもしれませんが、楽になるはずのシステムが逆に業務を増やしている、もしくは、思ったより楽にならない、問題が解決しないということを経験されたことのある方は案外たくさんいらっしゃるのではないでしょうか。
弊社の人事評価・人事管理クラウドHRMedicalの活用を検討されている方の中でも、そのようなお声を頂くことが多々あります。
その原因は何か？
システムが「使えない」ものだったのでしょうか？
その可能性も否定はしませんが、一番は…
本当はやる必要がないものまでシステム化している
ということが多いように思います。
どういうことかというと、「システム化できるなら、あれもこれもやりたい」と考えた結果、本当にそれが必要か？何のために必要か？という検討が十分になされないまま仕事が増えて、それがそのまままシステムになるというイメージです。
これでは仕事が減らないのは、あたりまえですよね（笑）
でも案外、この落とし穴にはまっている方は多いのです。
システムの営業をなさる業者さんも、システムの機能を精一杯アピールなさるわけですから（それは企業努力として当然のことなので悪いことだとは思いません）、だんだん、その機能を使わなきゃ損だという気持ちになってしまうのが、この失敗の要因なのかなと思います。
では、どうすればよいのでしょうか？
ポイントは、この手順をしっかり守ることだと思います。
①目的から下って業務の見直しを行う
本当に必要な業務、本当に必要なデータを見極める工程です。
実際、さほど重要ではない業務をシステム化したり、重要とは言えないデータをストックしたりすることに時間を費やしても、生産性はあがらず、労働時間を増やすだけになってしまいます。
②人間にしかできないことと、システムが得意なことを見極めて、システム化する領域を決める
法則性のあるものなどは、システムが得意とすることですね。
③②で決めたものを最も安く、効果的にシステムにできるツールを探す
安くても②が実現できなければ手間が増えるだけかもしれませんし、高すぎて経営を圧迫するようならば、人力でやった方がよいという結論に至るかもしれません。
①②の工程をしっかり踏まえた上でツールの選定に移行すれば、業者さんが一生懸命してくださる機能の説明も、効果的に受け止めることができると思います。逆に①②がないと、その説明に翻弄されてしまうということですね。
というわけで！
弊社では、ツールありきではなく、組織としてどのようなデータマネジメントをしていくべきか、業務改善の中でどのようなツールが必要かというところから（つまり、①②から）、一緒に考え、必要があればツールの導入をお勧めするという形をとらせていただいています。
「クラウド便利ですよ！あれもこれもできます！導入しましょう！」ということで導入いただいても、結局続きませんし、導入時の混乱だけでエンドユーザーのためにならないと思うからです。
そうしたデータマネジメント、効果的なツールの捉え方なども含めて、WEBセミナーを開催予定です。
ご興味ある方はぜひご覧になってみてくださいね♪
https://f-zac.com/seminar/organizational_burden.html(※終了しました)
人事コンサルタント
金森秀晃
