先日、とある法人様の管理職の方向けの研修をしていた時のことです。
若手社員がタスクの実施を忘れてしまう、どのように管理するといいか？
という質問がありました。
一番肝を冷やしたのは、データのバックアップを毎月決まった日に行っているそうなのですが、やるのを2ヵ月続けて忘れており、ある日何気なく聞いたら「忘れてました！」と思い出したということがあったそうです。
質問してくださった管理職の方は、
「なんでこんな些細ことなのに、こうも忘れてしまうんでしょうかね」
と、落胆した様子でした。
このようなケースは、社員個人の能力ややる気の問題と捉えられがちですが、
忘れ物やミスが少ない方々からお話を伺うと
「自分の能力を過信しない」という前提の有無によるところが大きいように思います。
人間のキャパシティはとても小さいものだと受け入れ、
「忘れること、ミスをすることを前提に動く」ということを徹底しているから、忘れ物やミスを最小限にできるのです。
具体的な行動としてはどのようなことかというと、
・必ずメモや写真、レコーダーなどに記録を残す
・用意をする物をチェックリストにまとめ、リストを見ながら前日に用意をする
・提出書類があるなら、間違い探し用のチェックリストを用意しておき、それを見ながらミスを探し出す
・「自分のミスは自分では見つけられない」ので、他の人にもチェックしてもらい、ミスを探し出す
などです。
多くの場合、自分の能力を過信しているつもりはないのですが、
自分の記憶力に頼り、自分の力だけで解決しようとすることが多いように思います。
「忘れること、ミスをする」を前提で対策を取らせる、
また上司側でしたら「忘れること、ミスをする」前提で部下をマネジメントする
（任せっきりにせず、定期的に機能しているか確認をする）と、
部下や上司の能力頼みではなく、忘れる、ミスを未然に防ぐ仕組みを構築できると思います。
人事コンサルタント
金森秀晃
