現在、日本でも注目され、導入するところも多い
1on1ミーティングですが、
「いいのはなんとなくわかるけど、毎月部下1人あたり30分もの時間取るのは
うちのプレイングマネージャーには工数が多すぎて辛い」
というご相談をよく伺います。
※1on1ミーティングとは、人材育成を目的として、
定期的に部下と上司が1対1で行う面談（対話）のことです。
その背景にあるのは様々なのですが、
先日、ご相談いただいた法人様の一つの事例として
下記のようなものがありました。
「人事評価の面談、1on1ミーティング、案件管理のためのミーティング、
全部やるのは正直時間的に厳しいです。
人事からは評価の面談と、1on1ミーティングは目的が違うので
分けて考えるようにと言われて別で設定していますが
とてもじゃないけどそんな時間が取れません。
だんだんミーティング自体も流れてなぁなぁになってきています。」
よくよく話を聞いてみると、
３ヶ月に1回の人事評価のミーティングは部下1人あたり1時間、
毎月の1on1ミーティングも部下1人あたり1時間、
案件のミーティングでも案件ごとに15分～30分程度時間を使っているとのこと。
人事からは特にミーティングの時間の指定はされていなかったようなのですが、
確かにそれで部下が8人いるとなると、
自分の仕事ができる時間はかなり制限されていきますよね。
そこで、私が人事の方とご相談の上、行った改革は下記の３つです。
①人事評価制度を元にした目標管理ミーティングと
1on1ミーティングをセットにする。
一般的に、1on1ミーティングと人事評価制度は、
少々性質が異なるため、分けて考えるところが一般的かもしれませんが、
人事評価制度も人材育成の一貫であることは間違いありません。
なので一緒に行って悪いということではないのです。
忘れてはいけないのは、上司が業務の進捗を確認するための時間ではなく、
これは部下のための時間であり、部下の考えを整理する時間であるということです。
これさえ抑えておけば、「目標の進捗どう？」という会話の糸口があっても
十分に目的を果たしていると言えるでしょう。
②1回あたりを、原則30分にして時間配分をモデル化する。
たっぷり時間をかけてあげたほうがいいケースももちろんありますが、
原則30分とすることで、上司と部下、お互いに時間を意識するようになります。
長い面談が必ずしもよいとは限りません。
細く、長く続けていくのが1on1ミーティングのポイントです。
今回は10分ごとにフェーズを分けて、モデルとして提示し
その枠組みに沿ってミーティングをしてもらうことにしました。
もちろんこの通りに進まなくてもまずはシナリオを持っておくことが重要です。
例）
10分：先月からの変化、気付き、共有している目標の進捗
15分：部下が解決したいこと、話したいこと
※部下の話す内容は、仕事の相談でも、趣味の共有でもよいが、
上司はそこから何か一つでも部下に自己理解を促す気づきをもたらしたすこと。
5分：来月に向けて何をするかや支援内容の合意形成
③部下に1on1ミーティングのときに話したいことを準備してもらう。
これが案外抜けている法人様も多いように感じます。
これを行うだけでも、上司側も部下の意図を汲み取りやすくなるので
だいぶ生産性が高まります。
ミーティングにかける時間は減ったわけですが、
この３つを行っただけで、なんと、上司だけではなく、
部下側の残業時間も減ったという報告を頂いています！
1on1ミーティングと評価の中間面談や目標管理面談は別物！！
でも、両方大事！！
と捉えていらっしゃる法人様も、もしかしたら、
コストを削減して、成果を最大化する運用が実現できるかもしれません。
是非、一つの例として参考になさってみてください(^^)
人事コンサルタント
金森秀晃
